Pemahaman proses komposisi pesan

Yang dimaksud dengan proses komposisi (composition process) dalam penyampaian pesan-pesan bisnis tertulis adalah suatu proses penyusunan pesan-pesan bisnis yang dimulai dari pemilihan kata, kalimat, dan paragraf hingga menjadi suatu pesan bisnis yang mudah dipahami dan diterima oleh si penerima pesan. Agar pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis tersebut dapat dipahami dengan baik, perlu diperhatikan pemilihan kata, kata, kalimat, dan paragraf secara tepat; substansi pesan yang jelas; penggunaan gaya penulisan yang baik; serta format dan bentuk pesan yang baik.
Proses komposisi dapat dianalogikan dengan proses penciptaan sebuah lagu yang dilakukan oleh komposer. Komposer yang baik perlu membuat suatu perencanaan dengan baik dan cermat, seperti merencanakan jenis lagu apa yang akan dibuat (pop, daerah, rock, jazz, country, keroncong, dangdut, atau campursari), siapa penyanyi yang cocok untuk jenis lagu tersebut, bagaimana bentuk-bentuk aransemen dan personel grup yang akan mengiringi lagu tersebut. Kemudian juga harus dilakukan latihan secara rutin dan uji ulangatau revisi-revisi yang diperlukan sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar, mudah dicerna/dipahami, dan memiliki nilai edukasi yang positif bagi para penggemarnya.
Secara umum, penyusunan pesan-pesan bisnis tertulis meliputi tiga tahapan penting, yaitu:
1. Perencanaan/penyusunan draf
Perencanaan merupakan fase pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis tertulis, atau dalam bahasa sederhana, perencanaan merupakan penyusunan sebuah draft yang masih memerlukan perbaikan lagi. Dalam fase perencanaan (planning phase), perlu diperhatikan berbagai hal penting yang mendasar, seperti maksud/tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis, siapa penerima pesan, apa ide pokok (main idea) yang akan disampaikan (substansi pesan), dan bagaimana cara atau media apa yang akan digunakan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut.
Tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis haruslah jelas, sederhana, dan mudah dipahamioleh penerima pesan. Sementara itu, profil penerima pesan sebagai orang yang akan menerima pesan juga perlu dipahami dengan baik. Dalam dunia bisnis, jenis-jenis pesan bisnis yang akan disampaikan kepada pihak lain sangatlah bervariasi. Media yang dapat digunakan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis (tertulis) antara lain pengiriman pos, facsimile, short message service (sms), dan surat elektronik (elektronik mail atau email).
2. Organisasi dan komposisi
Setelah tahapan perencanaan, tahap berikutnya adalah mengorganisasi dan mengelompokan ide-ide atau gagasan dari pesan-pesan bisnis tersebut menjadi sebuah kesatuan ide atau gagasan. Selanjutnya, ide-ide pesan-pesan bisnis tersebut disusun menjadi sebuah pesan bisnis yang mencakup rangkaian kata, kalimat, paragraf, dan pemilihan ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung penyampaian ide-ide pokok tersebut.
Organisasi dan komposisi pesan-pesan bisnis erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karenanya, perlu diperhatikan bagaimana memilih dan menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami dan dimengerti oleh penerima pesan.
3. Edit dan revisi
Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf atau alenia, perhatikan apakah kata-kata, kalimat , dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan baik dan benar. Maksud dan isi pesan-pesan bisnis tersebut perlu ditelaah ulang dengan memperhatikan kembali substansi pesan yang ingin disampaikan, penggunaan gaya bahasa struktur kalimat yang digunakan, penghilangan hal-hal yang tidak perlu atau tidak relevan, serta bagaimana agar pesan-pesan bisnis tersebut dapat dipahami penerima pesan. Jika maksud dan isi belum sesuai dengan apa yang diharapkan pengirim pesan, maka perlu dilakukan pengecekan ulang sekaligus revisi atau perbaikan-perbaikan seperlunya sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
4. Membaca ulang
Setelah melakukan pengecekan (edit) dan perbaikan (revisi) seperlunya, tahapan berikutnya yang tak boleh diabaikan adalah melakukan proofread yaitu membaca ulang secara menyeluruh. Tujuannya adalah untuk meyakinkan kembali bahwa apa yang akan disampaikan secara tertulis tersebut benar-benar terhindar dari berbagai kesalahan atau kekeliruan, baik yang berkaitan dengan penulisan tanda baca, kata, kalimat, gaya bahasa yang digunakan, maupun substansi pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan.
Apabila pesan-pesan bisnis tersebut disampaikan kepada pihak lain dengan sejumlah kesalahan atau kekeliruan, apalagi kesalahan yang fatal, hal ini akan berakibat pesan tersebut tidak dipahami dengan baik, memalukan, peluang kehilangan pendapatan dan penjualan, serta memberikan kesan yang tidak professional. Sebelam pesan bisnis tersebut ditanda tangani atau disampaikan kepada pihak lain, perlu dilakukan cek ulang untuk meyakinkan kembali bahwa segala sesuatunya telah dilakukan dengan sebaik-baiknya.
Agar penyampaian pesan-pesan bisnis tertulis sesuai dengan apa yang diharapkan, pengirim pesan perlu memperhatikan bagaimana cara merencanakan atau menyusun draf, mengorganisasi, mengedit, merevisi, dan melakukan proofread atas pesan-pesan bisnis tersebut secara jelas dan seefektif mungkin. Terlebih lagi, dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang ada, diharapkan penyampaian pesan-pesan bisnis menjadi semakin baik dan berkualitas.
(korespodensi bisnis modern,Djoko purwanto,55-57,erlangga)