Yang dimaksud dengan proses komposisi (composition process) dalam penyampaian pesan-pesan bisnis tertulis adalah suatu proses penyusunan pesan-pesan bisnis yang dimulai dari pemilihan kata, kalimat, dan paragraf hingga menjadi suatu pesan bisnis yang mudah dipahami dan diterima oleh si penerima pesan. Agar pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis tersebut dapat dipahami dengan baik, perlu diperhatikan pemilihan kata, kata, kalimat, dan paragraf secara tepat; substansi pesan yang jelas; penggunaan gaya penulisan yang baik; serta format dan bentuk pesan yang baik.
Proses komposisi dapat dianalogikan dengan proses penciptaan sebuah lagu yang dilakukan oleh komposer. Komposer yang baik perlu membuat suatu perencanaan dengan baik dan cermat, seperti merencanakan jenis lagu apa yang akan dibuat (pop, daerah, rock, jazz, country, keroncong, dangdut, atau campursari), siapa penyanyi yang cocok untuk jenis lagu tersebut, bagaimana bentuk-bentuk aransemen dan personel grup yang akan mengiringi lagu tersebut. Kemudian juga harus dilakukan latihan secara rutin dan uji ulangatau revisi-revisi yang diperlukan sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar, mudah dicerna/dipahami, dan memiliki nilai edukasi yang positif bagi para penggemarnya.
Secara umum, penyusunan pesan-pesan bisnis tertulis meliputi tiga tahapan penting, yaitu:
1. Perencanaan/penyusunan draf
Perencanaan merupakan fase pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis tertulis, atau dalam bahasa sederhana, perencanaan merupakan penyusunan sebuah draft yang masih memerlukan perbaikan lagi. Dalam fase perencanaan (planning phase), perlu diperhatikan berbagai hal penting yang mendasar, seperti maksud/tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis, siapa penerima pesan, apa ide pokok (main idea) yang akan disampaikan (substansi pesan), dan bagaimana cara atau media apa yang akan digunakan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut.
Tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis haruslah jelas, sederhana, dan mudah dipahamioleh penerima pesan. Sementara itu, profil penerima pesan sebagai orang yang akan menerima pesan juga perlu dipahami dengan baik. Dalam dunia bisnis, jenis-jenis pesan bisnis yang akan disampaikan kepada pihak lain sangatlah bervariasi. Media yang dapat digunakan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis (tertulis) antara lain pengiriman pos, facsimile, short message service (sms), dan surat elektronik (elektronik mail atau email).
2. Organisasi dan komposisi
Setelah tahapan perencanaan, tahap berikutnya adalah mengorganisasi dan mengelompokan ide-ide atau gagasan dari pesan-pesan bisnis tersebut menjadi sebuah kesatuan ide atau gagasan. Selanjutnya, ide-ide pesan-pesan bisnis tersebut disusun menjadi sebuah pesan bisnis yang mencakup rangkaian kata, kalimat, paragraf, dan pemilihan ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung penyampaian ide-ide pokok tersebut.
Organisasi dan komposisi pesan-pesan bisnis erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karenanya, perlu diperhatikan bagaimana memilih dan menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami dan dimengerti oleh penerima pesan.
3. Edit dan revisi
Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf atau alenia, perhatikan apakah kata-kata, kalimat , dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan baik dan benar. Maksud dan isi pesan-pesan bisnis tersebut perlu ditelaah ulang dengan memperhatikan kembali substansi pesan yang ingin disampaikan, penggunaan gaya bahasa struktur kalimat yang digunakan, penghilangan hal-hal yang tidak perlu atau tidak relevan, serta bagaimana agar pesan-pesan bisnis tersebut dapat dipahami penerima pesan. Jika maksud dan isi belum sesuai dengan apa yang diharapkan pengirim pesan, maka perlu dilakukan pengecekan ulang sekaligus revisi atau perbaikan-perbaikan seperlunya sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
4. Membaca ulang
Setelah melakukan pengecekan (edit) dan perbaikan (revisi) seperlunya, tahapan berikutnya yang tak boleh diabaikan adalah melakukan proofread yaitu membaca ulang secara menyeluruh. Tujuannya adalah untuk meyakinkan kembali bahwa apa yang akan disampaikan secara tertulis tersebut benar-benar terhindar dari berbagai kesalahan atau kekeliruan, baik yang berkaitan dengan penulisan tanda baca, kata, kalimat, gaya bahasa yang digunakan, maupun substansi pesan-pesan bisnis yang ingin disampaikan.
Apabila pesan-pesan bisnis tersebut disampaikan kepada pihak lain dengan sejumlah kesalahan atau kekeliruan, apalagi kesalahan yang fatal, hal ini akan berakibat pesan tersebut tidak dipahami dengan baik, memalukan, peluang kehilangan pendapatan dan penjualan, serta memberikan kesan yang tidak professional. Sebelam pesan bisnis tersebut ditanda tangani atau disampaikan kepada pihak lain, perlu dilakukan cek ulang untuk meyakinkan kembali bahwa segala sesuatunya telah dilakukan dengan sebaik-baiknya.
Agar penyampaian pesan-pesan bisnis tertulis sesuai dengan apa yang diharapkan, pengirim pesan perlu memperhatikan bagaimana cara merencanakan atau menyusun draf, mengorganisasi, mengedit, merevisi, dan melakukan proofread atas pesan-pesan bisnis tersebut secara jelas dan seefektif mungkin. Terlebih lagi, dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang ada, diharapkan penyampaian pesan-pesan bisnis menjadi semakin baik dan berkualitas.
(korespodensi bisnis modern,Djoko purwanto,55-57,erlangga)
Jumat, 04 Juni 2010
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi bisnis.
a. Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi dengan baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Mengapa hal ini biasa terjadi? tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:
1. bertele-tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraph, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan
2. memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas , dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.
3. menyajikan ide-ide secara tidak logis
Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.
4. informasi penting kadang kala tidak tercakup didalam pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Karena asyik membahas hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.
Keempat masalah tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.
b. Pentingnya pengorganisasian pesan yang baik
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audiens . mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Subjek dan tujuan haruslah jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.
1. Membantu audiens memahami suatu pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/ tujuan pesan.
2. Membantu audiens menerima suatu pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan telah disusun secara logis sehingga dapat dipahami maksudnya, tetapi tidak dapat diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to the point).
3. Menghemat waktu
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah untuk menyampaikan informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis, agar penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.
(komunikasi bisnis,edisi3,Djoko purwanto;81-82)
a. Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi dengan baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Mengapa hal ini biasa terjadi? tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:
1. bertele-tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraph, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan
2. memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas , dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.
3. menyajikan ide-ide secara tidak logis
Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.
4. informasi penting kadang kala tidak tercakup didalam pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Karena asyik membahas hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.
Keempat masalah tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.
b. Pentingnya pengorganisasian pesan yang baik
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audiens . mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Subjek dan tujuan haruslah jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.
1. Membantu audiens memahami suatu pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/ tujuan pesan.
2. Membantu audiens menerima suatu pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan telah disusun secara logis sehingga dapat dipahami maksudnya, tetapi tidak dapat diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to the point).
3. Menghemat waktu
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah untuk menyampaikan informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis, agar penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.
(komunikasi bisnis,edisi3,Djoko purwanto;81-82)
Rabu, 02 Juni 2010
Selasa, 01 Juni 2010
Puisi BJ Habibie utk almarhumah istrinya
Sebenarnya ini bukan tentang kematianmu, bukan itu.
Karena, aku tahu bahwa semua yang ada pasti menjadi tiada pada akhirnya,
dan kematian adalah sesuatu yang pasti,
dan kali ini adalah giliranmu untuk pergi, aku sangat tahu itu.
Tapi yang membuatku tersentak sedemikian hebat,
adalah kenyataan bahwa kematian benar-benar dapat memutuskan kebahagiaan dalam diri seseorang, sekejap saja, lalu rasanya mampu membuatku menjadi nelangsa setengah mati, hatiku seperti tak di tempatnya, dan tubuhku serasa kosong melompong, hilang isi.
Kau tahu sayang, rasanya seperti angin yang tiba-tiba hilang berganti kemarau gersang.
Pada airmata yang jatuh kali ini, aku selipkan salam perpisahan panjang,
pada kesetiaan yang telah kau ukir, pada kenangan pahit manis selama kau ada,
aku bukan hendak megeluh, tapi rasanya terlalu sebentar kau disini.
Mereka mengira aku lah kekasih yang baik bagimu sayang,
tanpa mereka sadari, bahwa kaulah yang menjadikan aku kekasih yang baik.
mana mungkin aku setia padahal memang kecenderunganku adalah mendua, tapi kau ajarkan aku kesetiaan, sehingga aku setia, kau ajarkan aku arti cinta, sehingga aku mampu mencintaimu seperti ini.
Selamat jalan,
Kau dari-Nya, dan kembali pada-Nya,
kau dulu tiada untukku, dan sekarang kembali tiada.
selamat jalan sayang,
cahaya mataku, penyejuk jiwaku,
selamat jalan,
calon bidadari surgaku ....
BJ.HABIBIE
Karena, aku tahu bahwa semua yang ada pasti menjadi tiada pada akhirnya,
dan kematian adalah sesuatu yang pasti,
dan kali ini adalah giliranmu untuk pergi, aku sangat tahu itu.
Tapi yang membuatku tersentak sedemikian hebat,
adalah kenyataan bahwa kematian benar-benar dapat memutuskan kebahagiaan dalam diri seseorang, sekejap saja, lalu rasanya mampu membuatku menjadi nelangsa setengah mati, hatiku seperti tak di tempatnya, dan tubuhku serasa kosong melompong, hilang isi.
Kau tahu sayang, rasanya seperti angin yang tiba-tiba hilang berganti kemarau gersang.
Pada airmata yang jatuh kali ini, aku selipkan salam perpisahan panjang,
pada kesetiaan yang telah kau ukir, pada kenangan pahit manis selama kau ada,
aku bukan hendak megeluh, tapi rasanya terlalu sebentar kau disini.
Mereka mengira aku lah kekasih yang baik bagimu sayang,
tanpa mereka sadari, bahwa kaulah yang menjadikan aku kekasih yang baik.
mana mungkin aku setia padahal memang kecenderunganku adalah mendua, tapi kau ajarkan aku kesetiaan, sehingga aku setia, kau ajarkan aku arti cinta, sehingga aku mampu mencintaimu seperti ini.
Selamat jalan,
Kau dari-Nya, dan kembali pada-Nya,
kau dulu tiada untukku, dan sekarang kembali tiada.
selamat jalan sayang,
cahaya mataku, penyejuk jiwaku,
selamat jalan,
calon bidadari surgaku ....
BJ.HABIBIE
Langganan:
Postingan (Atom)